Zum Hauptinhalt springen

DMS

Mit DMS Lösungen den Workflow optimieren

Einige Unternehmen verzweifeln bei der enormen Anzahl an Dokumenten und verlieren wertvolle Zeit. Mit einem modernen DMS werden Papier- und Aktenbestände verringert, die E-Mail-Flut verkleinert und die Dokumente übersichtlicher gespeichert. Durch die Zeitersparnisse können sich Unternehmen auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren und damit einen Wettbewerbsvorteil erzielen.

Mit einem modernen DMS wird viel Zeit gespart.

Was ist Dokumentenmanagement?

Eine Dokumentenmanagement Software oder kurz DMS ist eine Unterstützung bei der Verwaltung von digitalen Dokumenten. Ursprünglich ging es darum, digitalisierte Schriftstücke zu Verschlagworten, um damit eine effiziente Wiederauffindbarkeit zu ermöglichen. Bei dieser Methode war der Aufwand im Vergleich zur normalen Dokumentenablage auf einem Netzlaufwerk deutlich höher, da die notwendige IT-Infrastruktur und der zeitliche Aufwand bei der Verschlagwortung anfielen. Inzwischen gibt es hochentwickelte Systeme, die jegliche Art von elektronischen Dokumenten adressieren. Damit gehen die Vorteile über reine Dokumentenverwaltung hinaus. Dank OCR Texterkennung ist eine manuelle Verschlagwortung nicht mehr nötig, sondern die Dokumentenmanagement Software kann den Inhalt der Dokumente selbst durchsuchen.

Moderne digitale Dokumentenmanagement Software ist auch ein Digital Workplace, da die bisher analoge Büroarbeit im hohen Maße automatisiert ist und damit die Mitarbeiter entlastet.

Eine digitale Dokumentenmanagement Software ist auch ein Digital Workplace.

Welche Vorteile bringt DMS?

Mit einem passenden DMS ergeben sich für ein Unternehmen viele Vorteile, die 2020 zu einem guten Management dazugehören. Dokumente können schneller gefunden werden und die entsprechende Archivierung von Papierdateien ist ebenfalls möglich. DMS bietet dadurch den Vorteil ortsunabhängig zu arbeiten, da ein Zugriff auf alle Dokumente jederzeit und von überall gegeben ist und damit Homeoffice effizienter wird. Auch das interdisziplinäre Arbeiten wird unterstützt und jeder der an einem Projekt beteiligt ist, weiss über den entsprechenden Vorgang Bescheid. Zusätzlich ermöglicht DMS den schnelleren Zugriff auf Daten / Informationen, denn es kann Software Programme (sogenannte Insellösungen) ersetzen. Wer sich zum Beispiel nicht sicher ist, ob die gesuchte Rechnung in einem E-Mailverlauf oder in bestimmten Dokumenten abgespeichert ist, kann die Anfrage bei einem DMS in eine Suchmaske eingeben und das Dokumentenmanagement System scannt in allen digitalen Daten. Dadurch wird ersichtlich, dass durch DMS Zeit gespart werden kann, der Workflow optimiert wird und sich Mitarbeiter, auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren können.

 

Durch DMS wird der Workflow optimiert und Mitarbeiter können sich auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren.

Passende Werkzeuge finden

Es gibt für DMS die unterschiedlichste Software und die Suche nach einer passenden Lösung kann ohne entsprechende Empfehlung anstrengend sein. FIVE Informatik AG ermöglicht eine DMS-mit der alle Vorteile der Digitalisierung voll ausgeschöpft  und mit digitalisierten Prozessen nachhaltig Wettbewerbsvorteile geschaffen werden. Die Dokumentenmanagement-Lösung Kendox InfoShare DMS Beispielsweise bietet eine sehr benutzerfreundliche und effiziente Verwaltung von sämtlichen Dokumententypen, Informationen und digitalen Akten von Unternehmung.  Seit 25 Jahren ist FIVE Informatik AG Nr. 1 Partner von Kendox und die Lösung rund um das Dokumentenmanagement (DMS) eignet sich für alle Unternehmensgrössen sowie kleine Teams. Kunden von FIVE Informatik werden dadurch entlastet und können durch die entstandene Zeit wesentlichen Aufgaben mehr Aufmerksamkeit schenken und damit einen Wettbewerbsvorteil erzielen.

Erstellt: 02.10.2020 07:00 Uhr

Paid Post

Dieser Beitrag wurde von onlineimpact. in Kooperation mit FIVE Informatik AG erstellt. Die Redaktionen von Tages-Anzeiger und Tamedia / TX Group haben keinerlei Einfluss auf die Inhalte.