Produktivitätstool Vermeiden sie Chaos und Datenlecks in Microsoft Teams

Microsoft Teams hat sich als leistungsstarkes Produktivitätstool für die moderne Zusammenarbeit entwickelt. Die Themen Sicherheit und Compliance sollten dabei aber nicht vergessen gehen.

Mit «Teamarin» helfen Sie Ihren Mitarbeitenden die Unternehmensrichtlinien bei der Eröffnung von Teams oder Channels einzuhalten.

Die Verbreitung von Microsoft Teams hat in den vergangenen Monaten nochmals massiv zugenommen. Durch die tiefe Integration von Teams in Microsoft 365 und Azure Active Directory (AD) wirkt sich dies besonders herausfordernd für die IT-Abteilung aus. Die hohen Anforderungen an die Sicherheit und Compliance bedingen eine Regulierung, um die Ausbreitung von Inhalten zu vermeiden und das Unternehmen vor dem Risiko des Datenmissbrauchs zu schützen.

Teams Lifecycle Management

Ein Grund für die Ausbreitung von Teams-Accounts ist die Tatsache, dass irrtümlicherweise mehrere Teams für denselben Zweck erstellt wurden. Zudem mangelt es oft an einer Steuerung, wer, wie und wann neue Teams und Channels eröffnen darf, welche Applikationen zur Verfügung stehen und wo Gäste in die Organisation eingeladen werden dürfen. Ohne klar definierte Richtlinien, Anleitungen und Durchsetzung in diesem Bereich ist es für Endbenutzer nur allzu leicht, viele neue Arbeitsbereiche zu erstellen. Gleichzeitig ist es wichtig, die Akzeptanz von Teams und all den Vorteilen nicht durch übermässige Restriktionen zu unterbinden. Wenn alle Anfragen über einen Ordnungshüter aus der IT-Abteilung laufen und die Bereitstellung eines neuen Teams ein langwieriger und komplizierter Prozess ist, werden die Mitarbeitenden dies nicht nutzen und sich selbst Abhilfe schaffen (Schatten-IT).

Mit «Teamarin» von uniQconsulting wird eine automatisierte Provisioning- und Lifecycle-Lösung implementiert, um eine einfache und kontrollierte Art der Teambildung zu ermöglichen, bei der Governance-Anforderungen (z. B. Namenskonventionen, Berechtigungen) automatisiert angewendet werden. Was bedeutet, Ihre Mitarbeitenden haben die Freiheit und Flexibilität selbst Teams und Channels zu erstellen, ohne dass dafür die IT-Abteilung belastet werden muss.

Ein anderer Grund für die Ausbreitung von Teams-Accounts ist das Fehlen eines Lifecycle-Managements. Denn ohne sich dessen bewusst zu sein, sitzen Organisationen plötzlich auf einem Berg von Teams und Channels, die in Vergessenheit geraten sind. Inaktive Teams beanspruchen Speicherkapazitäten und erhöhen den Wartungsaufwand. Die ungenutzten Konten externer Nutzer sowie die Schwierigkeiten bei der Identifizierung unbekannter öffentlich freigegebener Inhalte können zu Datenlecks führen, wenn diese nicht konform archiviert oder deaktiviert werden.

In einer zunehmend vernetzten Welt ist dieses Problem nicht auf Teams beschränkt, sondern betrifft das gesamte Microsoft-Ökosystem. «Teamarin» von uniQconsulting automatisiert nicht nur den Prozess, wie die Teams angelegt und verwaltet werden, sondern regelt auch die Archivierung. Ist der Zweck eines Teams oder Channels nach einem Projektabschluss erfüllt, werden die relevanten Inhalte gesichert, archiviert und die Zugriffsrechte von Gästen bereinigt.

New Work verändert die Erwartungshaltung an die interne IT – wir helfen Ihnen, diese neuen Anforderungen mit einem holistischem Ansatz zu erfüllen.

Teamarin ermöglicht New Work

Es ist wichtig zu verstehen, dass Collaboration mehr ist, als die Möglichkeit sich per Video oder Chat auszutauschen. Microsoft Teams ermöglicht neue Wege der Zusammenarbeit und schafft eine Plattform für Wissensaustausch und Innovation. Viele Unternehmen sind aber noch in einer funktionalen Struktur mit Kompetenzsilos und individuellen, funktionsbasierten Zielsetzungen organisiert. uniQconsulting erarbeitet gemeinsam mit den Kunden neue Wege der Zusammenarbeit und Organisationsformen. Erst mit der Einführung von interdisziplinärer Kollaboration anstelle starrer Silostrukturen wird das volle Potential von Microsoft Teams ausgenutzt werden. Die Digitale Business Transformation und «Teamarin» ermöglichen Selbstorganisation ohne, dass ein Unternehmen in Gefahr läuft, die Sicherheit zu untergraben. Mit «Teamarin» wird die Konformität, die Compliance und Sicherheit nach den unternehmensspezifischen Standards und Richtlinien sichergestellt, ohne von langwierigen Genehmigungsprozessen an einem effizienten Vorgehen gehindert zu werden. Spezifische Applikationen und standardisierte Planner Vorlagen können in die Templates integriert werden.

Teamarin – Produktname mit Mehrwert

Die 1964 von der Internationalen Union für Naturschutz (IUCN) erstellte Rote Liste der bedrohten Arten ist ein wichtiger Indikator für den Zustand der biologischen Vielfalt in der Welt. Sämtliche von uniQconsulting entwickelten Software-Lösungen tragen entsprechend ihrer Funktionalität eine Namensvariation eines dieser bedrohten Tierarten. Der Name für die Microsoft Teams Provisioning Lösung orientiert sich am «Golden Headed Tamarin». Das Goldkopflöwenäffchen lebt mit seiner löwenartigen Mähne im brasilianischen Staat Minas Gerais und ist stark bedroht. uniQconsulting spendet zwei Prozent jeder Subscription-Gebühr an eine Organisation, welche sich für den Tier- und Artenschutz einsetzt.

Teamarin birgt eine vielseitige Nachhaltigkeit, zum einen mit der Spende für die Stärkung der Artenvielfalt, zum anderen wird ein Austausch und WIR-Gefühl in funktionsübergreifenden Teams gefördert. Und zu guter Letzt führt Teamarin zur Entlastung der IT-Abteilung, bei der Sicherstellung der IT-Sicherheit Ihres Unternehmens.

Vermeiden sie Chaos und Datenlecks in Microsoft Teams

Zum Autor:

Philipp Hagedorn
Head of Digital Business Transformation

Erstellt: 14.09.2022 07:00 Uhr

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Dieser Beitrag wurde von onlineimpact. in Kooperation mit uniQconsulting ag erstellt. Die Redaktionen von Tages-Anzeiger und Tamedia / TX Group haben keinerlei Einfluss auf die Inhalte.