Digitalisierung – Digitalisierung – ein wichtiger Prozess für Unternehmen

Oldbach Neo mit Sitz in Hünenberg vermarktet Aussenwerbung (OOH Out of Home) in der ganzen Schweiz und ist eine Tochtergesellschaft der Goldbach Group AG und somit Teil der TX Group. Tausende digitale und analoge Werbeflächen in Grossstädten, Shopping-Centers und an Tankstellen gehören zum Inventar von Goldbach Neo. Mit digitalen Displays, Megapostern und klassischen Plakaten werden wöchentlich Millionen von Menschen erreicht. Neo Advertising und Clear Channel Schweiz treten seit ihrer Zusammenführung im Sommer 2023 unter dem Namen Goldbach Neo auf. Das Unternehmen mit 13 Standorten setzt seit 2022 für unterschiedliche Digitalisierungsprojekte auf Amagno.

Kreditoren-Workflow als Startprojekt

Schon seit einiger Zeit bestand die Absicht, den Rechnungsfluss zu digitalisieren. Die Pandemie führte dazu, dass viele Mitarbeitende im Homeoffice arbeiten mussten. Das Kontrollieren, Visieren und Kontieren von Eingangsrechnungen wurde somit noch aufwändiger. Aus diesem Grund intensivierte sich die Suche nach einem geeigneten Dokumentenmanagementsystem, welches den Prozess vereinfachen und den Aufwand reduzieren sollte. Sehr bald zeigte sich, dass Amagno die Bedürfnisse am besten abdecken kann und dies erst noch zu einem sehr fairen Preis-Leistungs-Verhältnis. Der neue Workflow mit Amagno ermöglicht einen äusserst flexiblen Kontrollprozess. Rechnungen lassen sich an beliebigen Orten einscannen, digital signieren, kontieren und freigeben.

Umfassendes Vertragsmanagement Digitalisieren

Wie lassen sich Tausende Pachtdossiers mit insgesamt über 25’000 PDF- Dateien digital verwalten? Martina Gwerder, Applications Engineer bei Goldbach Neo, ist vom Lösungskonzept von Amagno überzeugt: «Damit Dokumente sofort verwendet werden können, werden sie nicht magnetisiert, sondern erhalten mittels Wertimport Informationen wie Vertrags-Nummer, Name und so weiter zugewiesen. Die Informationen werden mittels XML- Dateien aus unserem ERP exportiert und auf den Amagno-Server geladen.» Amagno fügt nun automatisch die Informationen aus der übereinstimmenden XML-Datei dem PDF hinzu. Die Dokumente werden somit sofort mit allen notwendigen Informationen versehen, und die Magnete von Amagno erinnern automatisiert an Wiedervorlagen und Fristen zu den Pachtverträgen. Das Ziel ist klar: Sämtliche physischen Pachtdossiers mit Verträgen, Checklisten, Verwalterwechseln, Korrespondenz, Notizen etc. sollen digital abgelegt und korrekt zugeordnet werden. Für die Zukunft sind die digitale Unterzeichnung und der Versand der Verträge über die von Isaac realisierte Signaturlösung schon mal angedacht.

Zahlreiche Anwendungen mit Amagno

Auch kleine Prozesse lassen sich mit Amagno vereinfachen. Bei Goldbach Neo sind es zum Beispiel die Lieferantenverträge oder die Verwaltung der Berechtigungsfreigaben. Jan-Hauke Reents, Isaac: «Es freut uns, wenn unsere Bestandskunden weitere analoge Prozesse auf digitale Prozesse umstellen. Da die Amagno-Software über keinerlei Module und Limitierungen verfügt, ist vieles möglich. Somit kann in Zusammenarbeit mit den Key-Usern im Unternehmen eine immer bessere Effizienz für unsere Kunden erreicht werden. Der Mehrwert der digitalen Arbeitsplätze ist somit auch Jahre nach der Investition noch spürbar.»